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          如何進行有效的時間管理?

          來源:網絡 作者: 熱度:
            一、認識時間管理的概念
            時間管理就是用技巧、技術和工具幫助人們完成工作,實現目標。時間管理并不是要把所有事情做完,而是更有效的運用時間。時間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之外,另一個很重要的目的也是決定什么事情不應該做;時間管理不是完全的掌控,而是降低變動性。時間管理最重要的功能是通過事先的規劃和長期的計劃,做為一種提醒與指引。  時間管理就是自我管理,自我管理即是改變習慣,讓自己更有績效,更具效能。把事情很快地做完,叫做效率;把事情很快又很好的做完,叫做效能。時間是資本和無法更新的收入,任何一個制定出來幫助我們高效率地安排時間的計劃,都必須從我們對時間寶貴性的認識入手,管理好你的時間就能管理好你的工作。在進行有效的時間管理之前,必須充分理解時間管理的概念,從而學會掌控時間,合理安排自己的工作和生活,最大限度發揮時間的效力,提高工作績效。

          如何進行時間管理
           
            二、樹立明確的時間管理目標
            成功等于目標,時間管理的目的是在最短時間內實現更多想要實現的目標。人生旅途上,沒有目標就如在黑暗中行走,不知該往何處。有目標才有方向,目標是前進的推動力,能夠淋漓盡致地激發人的潛能。明確的目標對于構建成功人生至關重要。     然而,制定目標不是一件容易的事。一個有效的目標必須具備這些特性:
            1)具體性,有效目標不能大而空,應具有階段性和可操作性。為此,我們可以將大目標分解為一個個階段性目標,再制定出高效的日程計劃,以此督促自己朝向既定目標邁進。
            2)可衡量性,任何目標都應該有可以用來衡量該目標完成情況的標準,包括衡量階段性成果的控制點和衡量最后績效的指標。
            3)可達性,無法企及的目標只能是白日做夢,而太輕易達到的目標則沒有挑戰性。成功的目標設定應該既有挑戰性,又不超出自己的能力所及,經過一番努力最終可以達成。
            4)任何目標都應該考慮時間的限定。不但要確定最終目標的完成時間,還要設立多個小時間段上的“時間里程碑”,以便進行工作進度的監控。

            三、制定時間管理的行動計劃
            哈羅德·孔茨說過:計劃工作是一座橋梁,它把我們所處的此岸和我們要去的彼岸連接起來,以克服這一天塹。目標是計劃的開始和歸宿,設立正確的目標是成功計劃的前提;計劃是實現工作目標的支持系統,是描述使用可以運用的資源達到預先設定的工作目標的方法。在實際行動之前預先對應當追求的目標和應采取的行動方案作出選擇和具體安排,計劃是預測和構想,即預先進行的行動安排,計劃是管理的首要智能。計劃可被定義為“決定目標及如何達成目標的一個程序”,它含有三個特性,前瞻性的思考——思考及判斷未來可能的狀況,下決策——決定未來想要達成的狀況,目標導向——規劃各個標的,以達成期望的狀況。  對于時間管理而言,就是要針對設立的明確時間管理的核心目標,依次按重要性排列,然后依照所設立的目標寫出一份詳細的計劃,并依照計劃進行。然后將設定的目標進行分割,何謂分割呢?就是把目標細化,年度目標——季度目標——月度目標——周目標——日目標。

            四、分清輕重緩急
            美國一位著名的管理學家認為:有效的時間管理主要是記錄自己的時間,以認清時間耗在什么地方了,管理自己的時間,設法減少非生產性工作的時間,集中自己的時間,由零星而集中,成為連續性的時間段。將自己工作按輕重緩急分為重要、次要和一般三類,安排各項學習和工作時間和占用百分比;在學習和工作中記載實際耗用時間;每日計劃時間安排與耗用時間對比,分析時間運用效率,重新調整自己的時間安排,更有效的工作。    著名管理學家科維提出了一個時間管理的理論,把工作按照重要和緊急兩個不同的程序進行劃分,基本上可以分為四個“象限”,時間管理理論的一個重要觀念是應有重點地把主要的精力 和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的學習與工作上。那么什么是重要的事和緊急的事呢?重要的事就是你個人覺得有價值且對你的使命,價值觀及首要目標有意義的活動,來自內在的需求,對自己而言要事有時并不緊急但需要更多的時間,并且天天做;緊急的事就是你或別人認為需要立刻處理的緊急時間或活動,來自外界影響你的生活和工作次序。

          怎樣進行高效的時間管理
           
            五、合理安排工作時間
            有效的時間管理意味著合理安排各項工作。抓住“黃金時間”, 每個人都有兩種黃金時間。一種是內部黃金時間,是一個人精神最集中、工作最有效率的時候。內部黃金時間因人而異,在通過觀察掌握了自己的內部黃金時間時,用這個時間段處理最為重要的工作。外部黃金時間是指跟其他人交往的最佳時間。這須遵循他人的日程,但可以利用這段時間充分表達自身的優勢。  不要把日程安排得太滿 意外情況隨時都有可能發生而占用時間,若日程太滿就會窮于應付。因此,每天至少要為自己安排1小時的空閑時間,讓工作和生活更加從容。同時學會分工合作的授權管理,能讓別人代勞的事情,自己就不要做,學會運用別人的時間。因為每個人的精力都是有限的,所謂有所為有所不為,把自己的精力和時間用在最能體現自己價值的方面。

            六、形成有條有理的工作作風
            今日事今日畢,習慣拖延時間是很多人在時間管理中經常會落入的陷阱。“等會再做”、“明天再說”這種“明日復明日”的拖延循環會徹底粉碎制定好的全盤工作計劃,并且對自信心產生極大的動搖。“今日事今日畢”體現的是一種強有力的執行力,這種執行力將指引按照自己設計好的軌道走向成功的彼岸。  同時在工作安排上要與你的價值觀相吻合,不可以互相矛盾。一定要確立個人的價值觀,假如價值觀不明確,就很難知道什么是最重要的,當價值觀不明確,時間分配一定不好。時間管理的重點不在管理時間,而在于如何分配時間。人永遠沒有時間做每件事,但永遠有時間做對你來說最重要的事。

            七、應用時間管理技巧
            19世紀意大利經濟學家帕累托提出80/20原則,其核心內容是生活中80%的結果幾乎源于20%的活動。比如,是那20%的客戶給你帶來了80%的業績,可能創造了80%的利潤,世界上80%的財富是被20%的人掌握著,世界上80%的人只分享了20%的財富。因此,要把注意力放在20%的關鍵事情上。同時,領導人員工作效果中的百分之八十,往往集中在百分之二十的最重要的工作上,80/20原則就是抓住工作的百分之八十的價值,集中在工作的百分之二十的組成部分這一法則,運用“關鍵的事情占少數,次要的事情占多數”是一個普遍現象這一規律。時間管理是自我管理中重要的內容,大凡業績卓越的人大都是具有高效時間管理的人,應用有效時間管理的方法和技巧,可以合理安排自己的工作與生活,最大限度地發揮時間的效力,提高工作績效。

            八、克服內外引起的時間浪費
            時間管理當中最有用的詞是“不”。學會說“不”, 有時拒絕是保障自己行使優先次序的最有效手段,勉強接受他人的請托而擾亂自己的安排,是不合理的。如果有的請托由他人承擔可能比自己更合適,不妨向請托者提出適時的建議。量力而行地說“不”,對己對人都是一種負責。首先,自己不能勝任委托的工作,不僅徒費時間,還會對自己其它工作造成障礙。同時,無論是工作延誤還是效果都無法達標,都會打亂委托人的時間安排,結果是“雙 輸”。 所以接到別人的委托,不要急于說“是”,而是分析一下自己能不能如期按質地完成工作。如果不能,那要具體與委托人協調,在必要時刻,要敢于說“不”。   同時,時間管理的另一個關鍵就是每天至少要有半小時到1小時的"不被干擾"時間;假如你能有一個小時完全不受任何人干擾,自己關在自己的房間里面,思考一些事情,或是做一些你認為最重要的事情。

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